管理者向けユーザーマニュアル

AIシフト管理システム Shif-Match の使い方（管理者編）

1. はじめに

Shif-Match は1アカウントで以下を運用できる多機能シフト管理システムです。

• スタッフのシフト希望収集
• 管理者によるシフト確定の作成・編集
• 複数店舗 or 複数ポジション（最大5）の同時管理
• 印刷・CSV 出力
• 予算/実績の入力

データは Google スプレッドシート（管理者設定シート + スタッフマスタ + シフト希望 + シフト確定 + 予算・実績）に保存されます。

1-1. 動作環境

• PC（Chrome / Edge / Safari の最新版）を強く推奨
• タブレット可、スマホでも利用可能（一部画面はPCの方が操作しやすい）

1-2. 管理者権限の付与

スタッフマスタの F列「役割」 に「管理者」と入力されているアカウントが管理者として扱われます。

2. 初期セットアップ

2-1. スプレッドシート構成

2-2. 最低限の初期設定

管理者設定シート

スタッフマスタシート

最低でも管理者本人を A〜F 列に登録してください。

3. 管理者画面の構成

ログイン後、左側にサイドバーが表示されます。

4. シフト希望（代理登録）

スタッフ本人がアプリから提出できないときに、管理者が代わりに入力する画面です。

4-1. 操作手順

1. サイドバー「シフト希望 (代理)」を選択
2. 「代理登録するスタッフを選択してください」のプルダウンで対象スタッフを選択
3. 対象スタッフの過去全希望が自動でカレンダーに読み込まれる
4. 追加・修正したい日付をクリックしてモーダルで時間・備考を入力
5. 緑色の「この内容で提出する」ボタンで保存

4-2. 締切ロック中の挙動

• 締切を過ぎた期間のセルは 🔒 アイコンが表示され、編集モーダルが開きません
• 万一クライアントから無理に送信されても、サーバー側で締切超過分は拒否されます

5. シフト作成

確定シフトを作る中核画面です。

5-1. レイアウト（ポジション数による自動切替）

サイドバー内のシフト作成パネル

• 対象日: 日付ピッカー + ◀ ▶ ボタン
• シフト確定・保存: 現在の編集内容を保存
• AI自動シフト作成: （準備中 — 2026年7月予定）
• 日次予算・実績 / 月間予算・実績 の概算表示

シフト希望エリア（上段）

当日に希望を提出したスタッフが並びます。各スタッフ行には以下が表示されます。

TEST (6.00h)
ホ:10 / キ:10
希望 12日/72.0h  確定 2日/9.0h

• 1行目: 名前と当日の希望時間合計
• 2行目: ポジション別スキル（頭文字+ランク。例 ホ:A）
• 3行目: 当月のシフト希望集計と確定集計

スタッフ名のクリック動作

• 単一クリック: 当月のシフト希望サマリのモーダルが開く（日付別の希望明細を表示）
• ダブルクリック: 確定エリアでは削除ダイアログ

5-2. ドラッグ&ドロップ操作

1. 上段の希望バー（点線囲み）を任意のポジションのタイムライン領域にドラッグ
2. ドロップすると確定バー（実線・塗りつぶし）に変わる
3. バー両端の リサイザー で時間を伸縮可能（ドラッグ）
4. バーまたは名前のダブルクリックで削除（確認ダイアログあり）

希望なしスタッフの追加

各ポジションの「＋ スタッフ追加」ボタンから、当日希望を出していないスタッフを直接追加できます（急な穴埋め時に便利）。

5-3. 詳細編集（休憩時間）

「⚙️詳細」ボタンで開くモーダルから、シフト時間と 休憩1・休憩2 を15分単位で設定できます。

• 休憩がない場合は「--」のままにする
• 休憩時間は労働時間から自動控除され、「時間別 人数」のヒートマップも休憩中はカウントされない

5-4. シフト確定・保存

サイドバー上部の緑色の「シフト確定・保存」ボタンで、現在の編集内容をシフト確定シートに反映します。

5-5. 月次集計の意味

• 希望日数 / 希望時間: 当月内のシフト希望シート由来
• 確定日数 / 確定時間（残業）: 当月内のシフト確定シート由来。1日8時間（480分）を超える分が残業として加算

6. シフト印刷

6-1. 操作手順

1. サイドバー「シフト印刷」を選択
2. 種別 を選ぶ：確定シフト / シフト希望
3. 期間 を選ぶ（開始日〜終了日）
4. 形式 を選ぶ：一覧表 / 1日タイムライン / 表形式（マトリクス）
5. スタッフ で絞り込み（全員 or 1名）
6. 「表示」ボタンで描画
7. 「印刷 (PDF)」または「📥 Excel出力(CSV)」で出力

6-2. シフト希望一覧表（マトリクス）の特徴

「種別=シフト希望」+「形式=表形式」を選ぶと、希望専用のレイアウトに切り替わります。

• 各セルに 希望時間 と 📝 備考 が同時に表示
• 末尾に 「合計（日/h）」列 が追加され、スタッフごとの月内希望日数・時間が一目で分かる

6-3. CSV 出力

「📥 Excel出力(CSV)」ボタンで UTF-8 BOM 付き CSV をダウンロード。

• ファイル名: (種別)_(開始日)_(終了日)_(店舗名).csv
• Excel でそのまま開けます

7. スタッフ管理

サイドバー「👥 スタッフ管理」で開きます。

7-1. 一覧の見方

上部のフィルター：

• 「仮登録のみ表示」のチェックで本登録待ちだけ抽出
• 氏名で検索

7-2. 本登録（仮登録 → 正式登録）

1. 仮登録のスタッフ行の「本登録」ボタンを押す
2. モーダルが開く
3. 登録店舗名: デフォルトで管理者設定 B3 の店舗名が入る。複数店舗運営の場合は実際の所属店舗名に変える
4. 役割: 一般スタッフはデフォルト（空欄）、管理者にする場合は「管理者」を選択
5. ポジション別スキル: 各ポジションについて A/B/C のスキルランクを設定（任意）
6. メモ: 任意のメモ（曜日希望など）
7. 「保存」で確定

7-3. 既存スタッフの編集

本登録済みのスタッフは「編集」ボタンで同じモーダルが開きます。情報の修正、ポジションが増えた場合のスキル追加などに利用してください。

7-4. 仮登録に戻す

モーダルで「登録店舗名」を空欄にして保存すると、確認ダイアログのうえ E 列が「仮登録」に戻ります（緊急時のロールバック用）。

8. ポジション設定

サイドバー「🧩 ポジション設定」で開きます。

8-1. ポジション名の編集

• ポジション1〜5の入力欄
• 空欄のスロットは未使用扱いで、シフト作成画面にも表示されません
• 同じ名前の重複はエラーになります

運用例：

• 単一店舗運用 → ホール / キッチン
• 5店舗チェーン → 1号店 / 2号店 / ... 5号店

8-2. 提出締切設定

• 締切（期間開始日のN日前） の入力欄
• 期間は前半（1〜15日）と後半（16〜末日）に固定
• 例: N=3 → 6月後半の締切は 6月13日 23:59

9. 予算・実績入力

サイドバー「📊 予算・実績入力」で開きます。

9-1. 操作

1. 月をプルダウンで選択 → 「表示」
2. 日付ごとに「売上予算」「売上実績」「実績労働時間」を入力
3. 「💾 保存」で確定

予定人時生産性はモデルから自動計算されます。

10. 管理者設定シート（裏側）

10-1. テーマカラーの例

• #27ae60 → 緑系（落ち着き）
• #e74c3c → 赤系（注意喚起）
• crimson → 暗赤色
• rgb(52, 152, 219) → 青系

無効な値（タイプミスなど）の場合は既定のミントグリーンに自動でフォールバックします。

11. 締切ロックの仕様

11-1. ロックの仕組み

1. 月を 前半（1〜15日） / 後半（16〜末日） に分割
2. 各期間の 開始日のN日前 が締切
3. 締切時刻を過ぎたらその期間は ロック中 となり、新規提出も既存修正も拒否される
4. 過去のシフト希望データはロック後も保持される（上書きされない）

11-2. ロック中の挙動（管理者を含む全員）

• 該当日付セルに 🔒 アイコン + グレーアウト表示
• セルをクリックしてもモーダルが開かず、警告メッセージ
• 万一フロントの判定をくぐり抜けても、サーバー側で再判定して拒否

11-3. 締切を過ぎた希望をどうしても変更したい場合

• 現状の仕様では アプリ内からは編集できません
• スプレッドシートの「シフト希望」シートを直接編集すれば変更可能
• 直接編集時は G列「期間」を YYYY-MM-前半 または YYYY-MM-後半 の形式で記入

11-4. 締切設定変更の影響

• N の値を小さく（例: 3→1日前）すると、これまでロック中だった期間が再開放される可能性
• 逆に大きくすると、現在受付中の期間が突然ロックされる可能性
• 月の途中で設定変更する場合は、スタッフに事前周知してください

12. トラブルシューティング

Q. シフト希望提出画面で「希望日が1件も登録されていません」と出る

代理登録モードで対象スタッフを選択していない場合があります。プルダウンで選び直してください。

Q. 代理登録したら他の月のデータが消えた（旧バージョン）

現在のバージョンでは代理登録選択時に対象スタッフの過去希望が自動ロードされる仕様に修正されています。最新版でも同じ症状が出る場合は、スプレッドシートの該当データが既に壊れている可能性があります。データを確認してから対応してください。

Q. シフト印刷の店舗名がおかしい

管理者設定シート B3 を確認してください。空欄の場合は印刷タイトルに店舗名が出ません。

Q. ポジションを 3 個以上にすると右側が見えない

最新版で修正済み。グリッドレイアウトの各セルが正しく画面内に収まります。それでも問題がある場合はブラウザのキャッシュをクリアしてください。

Q. スタッフのスキル表示が「H:- / K:-」のままになっている

スタッフ管理画面でそのスタッフを開き、ポジション別スキル A/B/C を設定してください。設定後にシフト作成画面を再読み込みすると反映されます。

Q. テーマカラーが反映されない

B4 の入力値が CSS で解釈できる形式か確認してください（#27ae60 などの hex / crimson などの英字色名 / rgb(...)）。日本語名（例: 「緑」）は無効です。

Q. CSV を Excel で開いたら文字化け

システムが出力する CSV は UTF-8 BOM 付きなので、最新の Excel なら正しく開けます。古い Excel でうまく開けない場合は、「データ取得」→「テキストから」で UTF-8 を指定して読み込んでください。

Q. AI自動シフト作成を押しても動かない

AI 機能は2026年7月リリース予定で、現在は準備中の表示のみです。

13. 月次運用フロー例

13-1. 月次運用サンプル（締切 N=3日前 の場合）

13-2. スタッフ追加の流れ

1. スタッフがアプリ「新規登録画面」から仮登録
2. 管理者が「👥 スタッフ管理」で本登録（店舗名・スキル・役割を設定）
3. スタッフがログインしてシフト希望を提出開始

13-3. 同日複数シフト（分割勤務）の扱い

現在のシステムでは 1 日 1 件 のシフト希望しか登録できません。分割勤務の場合は備考欄に明記するようスタッフに案内してください。シフト確定では2件以上の登録も可能です（ドラッグ&ドロップで追加）。

13-4. 残業の判定基準

1 日 8 時間（480 分）を超える労働時間を残業として加算します（休憩時間は控除済み）。
法定の月間残業上限などのチェックは現在実装されていません。

13-5. データのバックアップ

スプレッドシートの「ファイル」→「コピーを作成」で定期的にバックアップを取ることをおすすめします。